Zasady wykonania niektórych obowiązków związanych z udzieleniem w ZUT zamówień publicznych
na dostawy lub usługi nabywanych jako niezbędne do przeciwdziałania SARS-Cov2 (COVID-19)
Uwaga, aktualnie (od dnia 01.12.2020 r.) nabywanie przez jednostki zamawiające ZUT usług lub dostaw (w tym towarów) niezbędnych do przeciwdziałania wirusowi COVID – 19 bez stosowania ustawy Prawo zamówień Publicznych jest możliwe na warunkach określonych w piśmie okólnym Kanclerza nr 11 z dnia 2 grudnia 2020 r. (format: doc, rozmiar: 69 kB)
W szczególności, każdorazowe udzielenie takiego zamówienia z powołaniem się na zwolnienie ze stosowania ustawy PZP na mocy wskazanego tam art. 6a ust. 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych i wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej „ustawa o przeciwdziałaniu COVID-19”) wymaga zgłoszenia do (powiadomienia) Działu Zamówień Publicznych na dedykowanym do tego formularzu. (format: docx, rozmiar: 20 kB)
Przygotowanie i przekazanie do Działu Zamówień Publicznych powiadomienia o udzielaniu zamówienia niezbędnego do przeciwdziałania COVID służy wypełnieniu obowiązku informacyjnego ZUT wynikającego z art. 6a ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu COVID-19 polegającego na zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Wskazanego zamieszczenia dokona Dział Zamówień Publicznych). Szczegóły podaje ww. Pismo okólne Kanclerza
Instrukcja wypełniania formularza powiadomienia o udzieleniu zamówienia niezbędnego do przeciwdziałania COVID-19 i sposób (w tym wymagany termin) jego przekazania do Działu Zamówień Publicznych
1. Przekazanie do Działu Zamówień Publicznych powiadomienia o udzieleniu zamówienia niezbędnego do przeciwdziałania COVID należy dokonać nie później niż w ciągu 3 dni od daty (dzień/miesiąc/rok) jego udzielenia zamówienia (rozumienie określenia „udzielenie zamówienia” jak też określenia „data udzielenie zamówienia” wyjaśniają pkt 4 i 5 poniżej) przesyłając je na adres poczty e-mail katarzyna.zielonka@zut.edu.pl (tj. adres e-mail pracownika Działu Zamówień Publicznych mgr Katarzyny Zielonki.
2. Wskazany na niniejszej stronie formularz powiadomienia o udzielaniu zamówienia niezbędnego do przeciwdziałania COVID należy wypełnić we wszystkich pozycjach tabeli tam wskazanej, uwzględniając wskazówki podane w pkt 3 i 4 poniżej.
3. Przez udzielenie zamówienia, o którym mowa powyżej (oraz w treści formularza powiadomienia) należy rozumieć zawarcie umowy mające za przedmiot zamówienie (usługę lub dostawę, w tym towar) niezbędne do przeciwdziałania COVID-19. Umowa taka może być zwarta w każdy sposób, tj. nie tylko pisemnie ale również ustnie (np. podczas pobyty osobistego w sklepie czy innego rodzaju placówce handlowej czy poprzez środki komunikacji na odległość takie jak np. telefon) lub w drodze elektronicznej (w szczególności pocztą e-mail lub złożenie zamówienia na różnego rodzaju platformach zakupowych). Umowa pisemna wymaga zawarcia jedynie w sytuacjach, kiedy przepisy wewnętrzne ZUT wymagają takiego sposobu jej zawarcia. Co do zasady przypadki w jakich wymagane jest zawarcie umowy na piśmie określa Instrukcja postępowania przy udzielaniu przez ZUT zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (załącznik nr 2 zarządzenia Rektora nr 22 z dnia 8 stycznia 2009 r.)
4. Przez wskazaną w pozycji 2 formularza „datę udzielenia zamówienia” należy rozumieć datę zawarcia umowy w rozumieniu punktu poprzedzającego. W przypadku, gdy zamówienie (w szczególności usługa, ale również towar podlegający dostarczeniu w dłuższym okresie czasu) jest udzielane na tzw. zlecenie, zamówienie lub zapotrzebowanie (zarówno poprzez przesłanie pisma, telefoniczne, jak i pocztą e-mail czy też innym środkiem komunikacji elektronicznej) datą udzielenia zamówienia jest dzień przekazania zlecenia/ zamówienia wykonawcy (sprzedawcy, dostawcy, zleceniobiorcy, itp.). W przypadku umowy ustnej zakupu towaru w razie wątpliwości co do daty zawarcia należy przyjąć datę zakupu uwidocznioną na fakturze/ rachunku a w przypadku jej braku datę wystawienia faktury/ rachunku. W przypadku, gdy zamówienie (w szczególności usługa, ale również towar podlegający dostarczeniu w dłuższym okresie czasu) jest udzielane na tzw. zlecenie, zamówienie lub zapotrzebowanie skierowane do wykonawcy (sprzedawcy, dostawcy, zleceniobiorcy, itp.) - datą udzielenia zamówienia jest dzień przekazania wykonawcy zlecenia/zamówienia/zapotrzebowania.
5.Przez wskazane w pozycji 2 formularza „zawarcie umowy drogą elektroniczną” należy rozumieć nie tylko umowę opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również umowę, do zawarcia której doszło przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty e-mail, platform zakupowych, itp.
